Confira algumas dúvidas frequentes sobre o programa SP Sem Papel na Fundação CASA

 

1) O que faço quando receber um documento externo em papel?

A área responsável deverá verificar se já existe um documento físico para juntar a esse documento em papel. Caso contrário, deve ser capturado no SP sem Papel, conforme regras abaixo referentes ao artigo 2º da Portaria Normativa 342/2020:

Quando destinados a expedientes ou processos físicos em andamento ou arquivados deverão ser protocolados e cadastrados no SPDOC ou ERP Documentos, encaminhando-se o documento ao setor responsável pelo assunto, para a devida incorporação ou juntada;

  1. Quando destinados a processos ou expedientes digitais, deverão ser protocolados, digitalizados e cadastrados no Programa SP Sem Papel, observando-se o disposto no artigo

7º do Decreto 64.355 de 2019, e enviados para o setor competente para abertura de processo, inclusão ou juntada ao principal;

III. Todos os documentos deverão ser cadastrados no sem Papel como Expedientes e não como Documento Capturado, exceto para documentos que já tenham Expediente/Processo abertos;

  1. O documento protocolado fisicamente, pertencente a expediente ou processo digital, deverá ser devolvido ao interessado presente e, na impossibilidade, deverá ser arquivado em pasta classificadora pelo número do expediente/processo em ordem numérica crescente, observando-se a tabela de temporalidade e de documentos da Administração Pública do Estado.


2) O que fazer quando um modelo de documento utilizado pela área não consta no Sistema SP Sem Papel ou se o modelo existente não possuir todos os campos necessários para preenchimento?

Deverá repassar a equipe da CADA a indicação do documento com o modelo anexo, para o devido envio e tratamento de modelagem dos documentos digitais. Lembrando que neste primeiro momento iremos trabalhar somente com os Documentos da Tabela-Meio, que poderá ser encontrada no Site da Transparência da Fundação CASA.

Os documentos modelos deverão ser enviados para: Danielle Almeida da Silva, coordenadora CADA, com cópia para Leandro Timossi de Almeida.


3) Toda inclusão de documentos deve ser assinada pelo produtor?

Durante a criação do documento, deve-se selecionar quem irá assinar. Documentos criados no sistema deverão ser assinados pelos responsáveis de acordo com a hierarquia.

Documentos externos capturados, devem ser autenticados.

Documentos internos capturados, devem ser assinados e autenticados. 


4) O que faço quando receber um documento via e mail?

Neste caso o e-mail deverá ser convertido em PDF, inserido no sistema para dar prosseguimento à tramitação, se for um documento avulso. Se pertencer a documento composto, deverá ser capturado e depois juntado ao documento.


5) Qual o critério para apensar, juntar e entranhar?

Devo utilizar sempre o documento principal, bem como para sua tramitação.


6) Como fica a numeração dos documentos?

O campo “número de referência” presente nos documentos criados no SP sem Papel deverá ser preenchido com o número sequencial de controle das áreas, seguindo o padrão de tipo de documento, nome da área, número sequencial e ano. A área pode utilizar-se do ERP-Livros para manter o controle da sua numeração.


7) Como fica a numeração referência dos processos?

O “número de referência” dos processos devem ser solicitados via ERP ao responsável pelo Protocolo, da mesma forma como é feito no processo de documento físico. A previsão é que a partir de janeiro/2021 as áreas poderão gerar os números para controle no ERP-Livros.


8) Devo continuar criando o ID no ERP?

Somente devem ter ID no ERP documentos físicos que estão tramitando no órgão. Documentos digitais do SP sem Papel não necessitam desse controle, pois já existe numeração e busca dentro do próprio sistema.


9) Como podemos incluir ou excluir um usuário do sistema?

O gestor do local deverá entrar em contato via e-mail com o administrador local de sua lotação hierárquica:

MARIDETE ALVES DE SOUZA (DGA)

SIDNEI SEVERINO (DGA)

REBECA MARILU KARAN DE LIMA PEREIRA (GABINETE)

MARCIA LUCIANA DE ARAUJO (GABINETE)

KATIA SASSATI DE ARAUJO / BRUNA SANTOS SILVA (DGAR E AEPS)

ROSANGELA BARBOSA (DRMNO)

RICARDO JOAQUIM GALVAO (DRMSE)

ROGERIO TORRES DA SILVA (DRS)

JANAINA CHRISTINA DE SOUZA MACIEL CLARO (DRN)

JOSE FERNANDO SAPATERA SOGABE (DRO)

NAYARA PEREIRA DE SOUZA (DRMC)

RENATA SOUZA DUTRA (DRVP)

LEANDRO DE ALMEIDA BATISTA PUSTIGLIONE (DRL)

Deverá ser fornecido o CPF do servidor, nascimento, cargo, lotação, e-mail individual e telefone.


10) O que fazer quando o servidor mudar de cargo ou lotação?

A DRH informará constantemente os administradores locais para que eles efetuem a atualização de cargo e lotação no sistema do SP sem Papel.


11) Como identificar um Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de um documento?

O usuário deve se atentar na hora de escolher qual modelo de documento criar no sistema e no preenchimento dos campos. O próprio sistema já classifica com base no Plano de Classificação, conforme o modelo escolhido. Caso o usuário crie um documento com o modelo incorreto, deverá solicitar à CADA a sua reclassificação.


12) Quando devo usar a restrição de acesso?

Todas as vezes que for tramitar um documento com uma informação sensível ou com conteúdo sigiloso, como no caso de documentos com dados de algum adolescente, tem que utilizar a operação “Restrição de acesso”, para que apenas o destinatário possa visualizar o seu conteúdo. Entretanto, deve-se atentar para que não sejam cadastradas informações confidenciais nos campos fora do TEXTO (como o assunto), evitando visualização de dados sensíveis por outros usuários.


13) Como criar ORDEM DE SERVIÇO?

Caso o documento criado tenha um caráter de normativa:

Para elaboração de atos normativos a série correta é 001.01.01.002 processo de elaboração de ato normativo, trata-se de processo para elaboração de decreto, estatuto, código, regulamento, regimento, instrução normativa, norma, resolução, deliberação, portaria, ou seja, todas as tratativas para elaboração de um ato normativo. A série 001.01.01.001 Decreto, estatuto, código, regulamento, regimento, instrução normativa, norma, resolução, deliberação, portaria é o próprio ato, consequência das tratativas (documento avulso). Cabe ressaltar que a destinação das séries documentais acima é de guarda permanente.


14) Com quem posso tirar dúvidas sobre o sistema?

Os usuários podem procurar um dos multiplicadores de conhecimento de sua área. 104 servidores da Fundação CASA receberam treinamento para auxiliar os seus setores.

Além desses servidores, o time técnico da DTI da Fundação também está capacitado para atendimento aos usuários quanto a dúvidas e problemas do sistema (2927-9092 ou abertura de chamadas no ERP-Tarefas).