Gestão Documental

A Lei federal 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos, estabelece que a administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. Atendendo a esse disposto legal, no Estado de São Paulo, cabe à Unidade do ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO, a atribuição de formular e implementar a política estadual de arquivos, gestão documental e acesso aos documentos públicos estaduais.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos. Com a gestão documental é possível assegurar e agilizar o acesso à informação e preservar os documentos que integram o patrimônio documental do Estado.

A gestão documental é um dever dos órgãos da Administração Pública Estadual, servindo como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico. Para tanto, a gestão documental lança mão de três instrumentos fundamentais denominados Planos de Classificação (PC), Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) e o Sistema Eletrônico Informatizado – SEI! é um sistema de produção e gestão de documentos e processos.

Benefícios da Gestão Documental

Simplificação e racionalização dos procedimentos de gestão dos documentos;
Eliminação criteriosa dos documentos desprovidos de valor que justifiquem sua guarda;
Garantia de acesso às informações e documentos públicos;
Agilidade no processo de tomada de decisões;
Maior qualidade e produtividade ao serviço público;
Preservação do patrimônio documental do Governo do Estado de São Paulo;
Transparência das ações administrativas;
Eficiência no planejamento, execução, controle e avaliação das ações governamentais.

Documentos e instrumentos arquivísticos

Diariamente, a Fundação CASA-SP produz e recebe volumes expressivos de documentos que se acumulam, ano após ano. Organizar essa massa documental acumulada, definir normas e procedimentos que regulem a produção, a tramitação e a organização de documentos públicos, bem como avaliar quais documentos podem ser eliminados e quais devem ser preservados são atividades técnicas que integram uma política de gestão documental.

O documento público, considerado documento de arquivo, é aquele produzido, recebido e acumulado pelos órgãos e pelas entidades, conservado com o objetivo de informar ou dar prova de um ato a uma organização ou pessoa, no contexto de suas obrigações legais ou na realização de suas atividades. É importante notar que essas tarefas estão postas para todos aqueles que trabalham com esses documentos, ou seja, todos os servidores.

O que são e o que promovem os documentos de arquivo?

São produzidos e acumulados pela instituição no desempenho de suas atribuições legalmente estabelecidas;
Registram as funções e atividades de uma instituição;
Subsidiam e comprovam as ações administrativas;
Garantem a eficácia administrativa e jurídica dos atos;
No caso de documentos de arquivo de guarda permanente, são preservados porque possuem valores além daqueles para os quais foram produzidos ou acumulados (valor cultural, informativo, histórico, probatório etc.), formando, assim, o patrimônio público.

Os documentos de arquivo têm como principais características

Naturalidade: a produção natural, decorrente das atribuições legais;
Organicidade: a integração com o contexto de produção;
Autenticidade: o valor de prova;
Unicidade: cada documento é único.

Os documentos de arquivo podem ser:

Documentos simples ou avulsos: Documentos formados por um único item documental. Ex.: ofício, memorando, relatório. Obs.: um documento simples pode conter inúmeras folhas.

Documentos compostos: São os documentos que, ao longo de sua trajetória, acumulam vários documentos simples. Exemplos: processo, prontuário, expediente e dossiê.

Instrumentos da gestão documental

A gestão documental conta com uma série de instrumentos ou ferramentas que apoiam suas atividades. São eles:

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio foram elaborados e oficializados devido à necessidade urgente e recorrente dos órgãos da administração paulista em definir critérios para reduzir ao essencial os documentos acumulados em seus arquivos, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional. Foram construídos em conjunto com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso dos órgãos e entidades, oficializados pelo Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, e atualizados pelo Decreto nº 63.382, de 09 de maio de 2018.

PCD é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, indicando o código de classificação e relacionando todos os documentos de arquivo produzidos e recebidos por uma Instituição. Já TTD é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.

Plano de Classificação de Documentos – PCD e Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio

Plano de Classificação de Documentos – PCD e Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD da Fundação CASA- SP: Atividades-Fim

Legislação sobre a Gestão Documental e correlatas

Tipo normativo	Número	Data	Ementa
Constituição Federal do Brasil	Único	05/10/1988	Excertos, incisos XXXIII e LXXIII do art.5º; incisos I, III, IV e V do art.23º; incisos VII e VIII do art.24º; inciso IX do art.30º; incisos IV, § 1º, § 2º, § 4º e § 5º do art.216º da Constituição Federal
Decreto	22.789	19/10/1984	Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP
Decreto	22.790	19/10/1984	Autoriza a celebração de convênios relativos ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP
Decreto	29.838	18/04/1989	Dispõe sobre a constituição de Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado e dá outras providências
Decreto	48.897	27/08/2004	Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo
Decreto	48.898	27/08/2004	Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades – Meio e dá providências correlatas
Decreto	51.286	21/11/2006	Altera a redação e inclui dispositivo que especifica no Decreto nº 48.897, de 27.08.2004, que dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos e sua gestão, os PC e a TTD da Adm. Pública do Estado de SP
Decreto	51.991	18/07/2007	Reorganiza a Casa Civil e dá providências correlatas
Decreto	52.026	01/08/2007	Reorganiza a Unidade do Arquivo Público do Estado e dá providências correlatas
Decreto	54.276	27/04/2009	Reorganiza a Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, e dá providências correlatas
Decreto	55.479	25/02/2010	Institui, na Casa Civil, Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc e dá providências correlatas
Decreto	56.260	06/10/2010	Altera o Decreto nº 55.479, de 25 de fevereiro de 2010, que institui, na Casa Civil, Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações –SPdoc e dá providências correlatas
Decreto	58.052	16/05/2012	Regulamenta a Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações, e dá providências correlatas
Decreto	60.132	07/02/2014	Dá nova redação a dispositivo do Decreto nº 55.479, de 25 de fevereiro de 2010, que institui, na Casa Civil, Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc e dá providências correlatas
Decreto	60.144	11/02/2014	Institui a Comissão Estadual de Acesso à Informação – CEAI e dá providências correlatas
Decreto	60.145	11/02/2014	Dispõe sobre recolhimento de documentos de guarda permanente, produzidos e acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Pública estadual direta, indireta e fundacional, para a Unidade de Arquivo Público do Estado, da Casa Civil
Decreto	60.334	03/04/2014	Aprova o Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a Administração Pública do Estado de São Paulo, e dá providências correlatas
Decreto	–	07/04/2014	Designa os membros da Comissão Estadual de Acesso à Informação – CEAI
Decreto	61.035	01/01/2015	Dispõe sobre as alterações de denominação, transferências e extinções que especifica e dá providências correlatas
Decreto	61.175	18/03/2015	Dispõe sobre as transferências que especifica, no âmbito da Secretaria de Governo, altera a denominação da Ouvidoria Geral para Ouvidoria Geral do Estado, estabelece sua organização e dá providências correlatas
Decreto	61.559	15/10/2015	Dá nova redação a dispositivo do Decreto n. 58.052, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei federal n. 12.527, de 18 de novembro de 2011, e dá providências correlatas
Decreto	61.836	19/02/2016	Dispõe sobre a classificação de documentos, dado ou informação sigilosa e pessoal no âmbito da Administração Pública direta e indireta
Decreto	62.283	02/12/2016	Declara de interesse público e social o acervo privado de Mário Covas Júnior
Decreto	63.382	09/05/2018	Substitui os anexos do Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, que aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio, e dá providências correlatas
Decreto	63.936	17/12/2018	Dispõe sobre a administração, operação e implantação progressiva do Sistema SPdoc e dá providências correlatas
Decreto	64.355	31/07/2019	Institui o Programa SP Sem Papel, seu Comitê de Governança Digital e dá providências correlatas
Decreto	64.790	13/02/2020	Institui a Central de Dados do Estado de São Paulo – CDESP, a Plataforma Única de Acesso – PUA e o Comitê Gestor de Governança de Dados e Informações do Estado de São Paulo, e dá providências correlatas
Decreto	10.278	18/03/2020	Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei n. 13.874, de 20 setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei n.12.682, de 9 de julho de 2012
Decreto	10.474	26/08/2020	Aprova a Estrutura Regimental e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança da Autoridade Nacional de Proteção de Dados e remaneja e transforma cargos em comissão e funções de confiança
Decreto	65.347	09/12/2020	Dispõe sobre a aplicação da Lei federal n. 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD), no âmbito do Estado de São Paulo
Instrução Normativa	APE/SAESP-1	10/03/2009	Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta
Instrução Normativa	APE/SAESP-2	02/12/2010	Estabelece critérios para avaliação da massa documental acumulada e procedimentos para a eliminação, transferência e recolhimento de documentos à Unidade do Arquivo Público do Estado
Instrução Normativa	APE/SAESP-3	14/09/2015	Estabelece critérios complementares à instrução Normativa APE/SAESP-2, de 2-12/-2010, para o recolhimento de documentos à Unidade do Arquivo Público do Estado, visando a efetiva aplicação do Dec. Est. 60.145-2014
Instrução Normativa	APE/SAESP-4	05/07/2016	Estabelece procedimentos para eliminação de documentos intermediários custodiados pelo Centro de Arquivo Administrativo, do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, da Unidade do Arquivo Público do Estado
Lei	8.159	08/01/1991	Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências
Lei	12.527	18/11/2011	Regula o acesso a informação previsto no inciso XXXIII do art.5º, no inciso II do § 3º do art.37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, revoga a Lei nº11.111, de 5 de maio de 2005
Lei	12.682	09/07/2012	Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos
Lei	12.965	23/04/2014	Estabelece princípios, garantias, direitos e deveres para o uso da Internet no Brasil
Lei	16.787	04/07/2018	Institui, na Secretaria de Governo, o Fundo Especial de Despesa da Unidade do Arquivo Público do Estado – FEARQ, e dá providências correlatas
Lei	13.709	14/08/2018	Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (NR) – (Ementa com redação dada pelo art. 1º da Lei n. 13.853/2019)
Lei	13.874	20/09/2019	Institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica; estabelece garantias de livre mercado
Portaria	UAPESP/SAESP 1	04/12/2018	Dispõe sobre diretrizes para a contratação de serviços arquivísticos visando à execução de atividades técnicas auxiliares
Portaria	UAPESP/SAESP 2	04/12/2018	Dispõe sobre procedimentos para orientar a modelagem de documentos digitais
Portaria	UAPESP/SAESP 3	08/10/2020	Substitui o Anexo da Resolução SG-57, de 30-09-2019, que aprova o “Manual de orientação para o uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”. define procedimentos e dá providências correlatas
Portaria	UAPESP/SAESP 4	23/11/2020	Substitui os Anexos I e II da Instrução Normativa APE/SAESP nº 1, de 10 de março de 2009, que definem os requisitos e metadados a serem adotados pelo ambiente digital de gestão documental do SP Sem Papel e por outros sistemas de gestão arquivística
Portaria	UAPESP 2	11/06/2021	Institui o Arquivo Digital na Unidade do Arquivo Público do Estado
Portaria	UAPESP/SAESP 5	05/08/2021	Orienta os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual sobre a digitalização de documentos públicos, a gestão e a preservação de seus representantes digitais para que produzam os mesmos efeitos legais de documentos originais
Portaria	UAPESP/SAESP 6	25/08/2021	Define procedimentos para orientar o mapeamento de documentos compostos e a modelagem de documentos digitais no ambiente digital de gestão documental “Documentos Digitais” do SP Sem Papel
Portaria	UAPESP/SAESP 7	21/01/2022	Orienta a destinação ao Fundo Especial de Despesa da Unidade do Arquivo Público do Estado – FEARQ de receitas decorrentes da alienação de aparas de papel e outros materiais resultantes da eliminação de documentos
Portaria	UAPESP/SAESP 8	28/03/2022	Altera a Portaria UAPESP/SAESP-7, de 21-1-2022, que orienta a destinação ao Fundo Especial de Despesa da Unidade do Arquivo Público do Estado – FEARQ de receitas decorrentes da alienação de aparas de papel e outros materiais resultantes da eliminação
Portaria	UAPESP/SAESP 9	18/04/2022	Acrescenta o ANEXO II à Portaria UAPESP/SAESP-1, de 4-12-2018, com as especificações técnicas para contratação de serviços de digitalização de documentos públicos estaduais
Portaria	UAPESP/SAESP-10	14/12/2022	Estabelece critérios e procedimentos complementares para a eliminação, transferência ou recolhimento de documentos digitais, produzidos e armazenados por órgãos e entidades integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – Saesp
Portaria	UAPESP/SAESP-11	16/01/2023	Orienta a aplicação da Lei n. 12.527/2011(Lei de Acesso à Informação) e de seu regulamento estadual, Decreto n. 58.052/2012, nos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo -SAESP
Resolução	CC-43	06/10/2010	Aprova o Regimento Interno do Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, instituído pelo Dec. 55479-2010
Resolução	CC-19	19/04/2011	Define critérios para a implementação gradual e progressiva do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc nos órgãos da Administração Direta do Poder Executivo
Resolução	SG-57	30/09/2019	Aprova o “Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências correlatas